Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto

Als uw werknemer de bestelauto van de zaak uitsluitend zakelijk gebruikt, kunt u als ondernemer de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto bij de Belastingdienst indienen. Er dient dan na indiening echt geen sprake te zijn van privégebruik. 

Het indienen van een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto is niet toegestaan als:

• De werknemer in het kalenderjaar al meer dan 500 privékilometers met de bestelauto heeft gemaakt.

• De werknemer een bestelauto ter beschikking heeft waarvoor de bijtellingsregeling wegens privégebruik niet geldt, omdat de bestelauto niet geschikt is voor privégebruik of als er een verbod op privégebruik is afgesproken.

• De werkgever de eindheffing wegens doorlopend afwisselend gebruik van de bestelauto van de zaak toepast.

• De werkgever met de Belastingdienst al een collectieve afspraak gemaakt heeft over het privégebruik.

Vanaf de inwerkingtreding van de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto mag uw werknemer de bestelauto niet meer privé gebruiken en kunt u de bijtelling wegens privégebruik achterwege laten. De werknemer hoeft dan ook geen rittenregistratie meer bij te houden. 

Terugwerkende kracht

Een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto geldt niet met terugwerkende kracht. Als u de verklaring pas in de loop van het jaar indient, moet de werknemer aan de Belastingdienst kunnen bewijzen dat hij er tot dat moment op jaarbasis gezien niet meer dan 500 privékilometers mee heeft gereden. 

Aparte verklaringen

Een aparte Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto is nodig voor iedere werknemer die één of meerdere bestelauto’s tot zijn beschikking heeft die alleen zakelijk gebruikt wordt. Ook voor elke bestelauto die een werknemer tot zijn beschikking heeft, is een aparte verklaring nodig. Twee werknemers die dezelfde bestelauto van de zaak alleen zakelijk gebruiken, dienen beiden een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto te hebben.

Controle

De Belastingdienst controleert streng op privégebruik van bestelauto’s waarvoor een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto is ingediend. Bij een controle dient u of de werknemer aan te kunnen tonen dat er sprake is van een zakelijke reis. 

Intrekken Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto

De werknemer moet de werkgever om intrekking van de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto verzoeken als hij:

• De bestelauto vanwege een andere regeling niet privé mag gebruiken;

• niet meer beschikt over de bestelauto;

• de verklaring onterecht heeft ingediend;

• privé met de bestelauto gaat rijden.

Als de werkgever de verklaring intrekt voordat de werknemer privé met de bestelauto gaat rijden, gaat de Belastingdienst ervan uit dat de werknemer dat niet heeft gedaan in de periode van de verklaring. Bij matig privégebruik kan een bijtelling alsnog worden voorkomen, bijvoorbeeld door een Verklaring geen privégebruik auto. De werknemer moet dan wel een rittenregistratie gaan bijhouden.